Хороший бухгалтер обязан бережно хранить бухгалтерские документы организации. Но что делать, если некоторые из них оказались по каким-либо причинам утеряны? Закон обязывает хранитьбухгалтерскую документацию в соответствии со сроками, устанавливаемыми правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Причем, под бухгалтерской документациейпонимаются не только первичные учетные документы, но и регистры бухгалтерского учета, а также бухгалтерская (финансовая) отчетность организации.
Налоговое и гражданское законодательство предусматривает ответственность за отсутствие документов. Отсутствие документов приравнивается к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, в связи, с чем есть риск применения к организации штрафных санкций в размере не менее 5 тысяч рублей (ст. 120 НК РФ). Кроме того, административной ответственности могут быть подвергнуты и должностные лица организации в виде штрафа от 2 до 3 тысяч рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).
В случае утери, необходимо провести обязательную инвентаризацию имущества и обязательств(ст. 12 Закона 129-ФЗ). Порядок проведения и оформления результатов инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. Подробная опись недостающих документов составляется именно по результатам проведения такой инвентаризации.
Если утрачены только сами первичные документы, а регистры бухгалтерского учета сохранились, например, в электронном виде, то ситуация не является критической. По данным регистров бухгалтерского учета нужно направить запросы контрагентам с просьбой прислать заверенные копии договоров, счетов, накладных и т.д. Банковские документы, легко восстановит банк по данным своего учета. Сложнее дело обстоит с первичными кассовыми документами, особенно содержащими личные данные и личные подписи физических лиц. Но и здесь возможен выход в виде заверенных самой организацией копий документов на основе данных бухгалтерских регистров(листы кассовой книги, приходные и расходные ордера, ведомости на выдачу наличных денег и пр.). Легче всего восстановить отчетность, по мотивированному запросу Вашей организации – Вам выдадут соответствующие копии получатели этой отчетности (налоговые органы, органы статистики, внебюджетные фонды, аудитор Вашей организации).
В случае утраты всей бухгалтерской документации придется полностью восстанавливать учет, возможно с привлечением сторонних специалистов, например аудиторов.