Обслуживающий банк не только устанавливает организации-клиенту кассовый лимит, но и периодически проводит проверки соблюдения кассовой дисциплины. Одним из основных документов, которые банк запрашивает для проверки соблюдения порядка работы с денежной наличностью является журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3).
Операции с наличными деньгами в организации оформляют согласно требованиям, установленным Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. Оно утверждено решением Совета директоров Центрального банка России от 22 сентября 1993 г. № 40. В соответствии с пунктом 21 Прядка ведения кассовых операций приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Таким образом, данная форма является обязательной к применению. Тем не менее, отсутствие указанного журнала - довольно распространенная ошибка среди бухгалтеров.
Форма журнала регистрации приходных и расходных ордеров (КО-3) утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. №88. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. Поэтому, если организация ведет кассовые операции в программе, то перед проверкой необходимо сформировать данный документ и распечатать его. Если же кассовые операции оформляются вручную, то журнал должен быть заведен и оформлен соответствующим образом. Отсутствие журнала может быть рассмотрено банком как нарушение порядка ведения кассовых операций. Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций несут руководитель, главный бухгалтер и кассир. На них может быть наложен штраф в соответствии со статьей 15.1 КоАП РФ.